- 1 Kto odpowiada za wypadek przy pracy? (47 opinii)
Jak prowadzić akta osobowe pracownika?
Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z: dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika oraz dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia.
Czy pracodawca w aktach osobowych pracownika musi przechowywać wszystkie poprzednie badania lekarskie, czy wystarczy przechowywać badania aktualne - zastanawia się nasz czytelnik.
Na pytanie odpowiada Andrzej Fortuna - radca prawny z kancelarii Radcy Prawnego Fortuna.
Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286 z późn. zm.). Delegacja do wydania rozporządzenia znajduje się w art. 2981 Kodeksu pracy.
Jak już wynika z tytułu rozporządzenia, obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, na które składają się, m.in. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy czy orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku oraz inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z przepisów szczególnych dotyczących wykonywania danej pracy.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, takie jak np. umowa o pracę (a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy czy pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami dotyczącymi wykonywania pracy czy zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189(1) Kodeksu pracy.
3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1(1) Kodeksu pracy - zakończone okresy zatrudnienia) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), czy kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy i inne.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Wskazać jednocześnie należy, że w rozporządzeniu tym znajdują się pomocnicze wzory, takie jak:
1) Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
2) Kwestionariusz osobowy dla pracownika
3) Umowa o pracę
4) Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem
5) Rozwiązanie umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia
6) Wypowiedzenie warunków umowy o pracę
7) Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Z powodu zmian do Kodeksu pracy, które będą miały miejsce 22 lutego 2016, z tym dniem nastąpi również zmiana w rozporządzeniu w zakresie wzoru umowy o pracę. Nastąpi likwidacja umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy. Ponadto w stosunku do umowy o pracę na czas określony, która została zawarta na okres przekraczający określone w Kodeksie pracy limity, pracodawca będzie musiał w umowie o pracę zamieścić informacje o przyczynach obiektywnie uzasadniających zawarcie takiej umowy.
Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia także innej dokumentacji niż akta osobowe. Należy tu zaliczyć między innymi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
Ponadto pracodawca musi prowadzić odrębnie dla każdego pracownika (obok akt osobowych) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz kartę ewidencji czasu pracy. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika pracodawca powinien dołączyć wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Warto również wiedzieć, że jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).
![Porady prawnika](https://s-trojmiasto.pl/_img/praw-logo.png)
Masz wątpliwości dotyczące działań firmy, która cię zatrudnia? Nie wiesz jak postąpić w sporze z pracodawcą, jakie możliwości pozostawia ci prawo pracy? A może po prostu jest temat, który cię nurtuje i chcesz poznać zastosowanie bieżących przepisów? Prześlij swoje pytania mailem: serwispraca@trojmiasto.pl. Na pytania czytelników odpowiadać będą radcy z trójmiejskich kancelarii. Odpowiedzi na wybrane pytania publikowane będą w Serwisie Praca portalu Trojmiasto.pl
Miejsca
Opinie (17)
-
2016-01-25 08:20
(2)
No właśnie dylemat , traktować jak człowieka z jego możliwościami i słabościami, czy może traktować po korporacyjnemu - numerek i jego wykresy i statystyki produktywności ? Ludzkie podejście powoduje zwiększenie zarzyłości pracownika z firmą a podejście do pracownika w odpowiedni sposób zwiększa produktywność , w myśl zasady co dajesz to dostajesz , podejście korporacyjne powoduje , że pracownik straje się nieaktywnym wyrobnikiem zaszufladkowanym w swoim światku od 8 do 16, nie interesującym się nic poza zakres własnych obowiązków. Co lepsze ? Czyba zależy od oczekiwań pracodawcy , czy jest to firma , w której czuć klimat , czy jest to sztuczny twór z wyszkoloną kadrą i pracownikami strikte postępujących wg schemató wyuczonych na szkoleniach.
- 15 0
-
2016-01-25 10:19
(1)
zgadzam się, tylko z tymi godzinami pracy w korporacji to pojechałeś/aś po całości : ) od 9 do 19/20stej praca w korpo : )
- 2 0
-
2016-01-25 12:05
wiem wiem , jak w każdej korporacji - oficjalnie praca na 1/2 etatu najniższej średniej krajowej, czyli oficjalnie światek piatek i niedziela od 7 do ... bólu
- 2 0
-
2016-01-25 08:41
Błąd w artykule!!!
Przepisy prawa pracy nakładają na pracownika obowiązek prowadzenia także innej dokumentacji niż akta osobowe.????
powinno być : przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia także innej dokumentacji niż akta osoboweOdpowiedź redakcji:
Dziękujemy za sugestię. Treść została poprawiona.
- 8 0
-
2016-01-25 08:51
Prawda jest taka, że pracownikcy - zzasady - nie sypiają po nocach kombinując jak tu by skubnąc pracodawcę. (2)
- 9 22
-
2016-01-25 09:09
pracodawca
A pracodawca sypia bardzo dobrze, po tym jak już wykombinował jak wykorzystać maksymalnie pracowników..
- 14 1
-
2016-01-25 10:38
A my w nocy piepszymy głupoty, czasami szef wpada i dalej gadamy
śpimy w dzień
po pracy- 1 0
-
2016-01-25 12:36
Zyjemy w Polsce nie w Europie zachodniej. (1)
Żadnych akt prowadzić nie trzeba. Ja przynjamiej nie prowadzę to sie nie opłaca. Robota zrobiona kasa do łapy i wypad. Szczęściem i zadowoleniem pracownika jest to iż może sobie popatrzeć na nowe auto swojego szefa i to mu mu wystarczy. A jak pracownik chce umowy itp. typ roczeniowy jeszcze na mercedesa szefa nie zarobił a już chciałby sobie kupić. Póki szybko go nie zgnoisz sam będziesz skm jeździł.
- 9 6
-
2016-01-25 13:18
potwierdzam. mój szef nawet nie wie jak się nazywam, ale płaci i to nie mało, ubezpieczam się sam, stać mnie na wynajem fajnego mieszkania, mam 6 letni samochód (szef pożyczył kasę a ja mu oddałem w ratach bez %)
teraz jestem na zwolnieniu, niby 2 tygodnie, ale jak będzie OK to mam przyjść do roboty - płatne 100%
tak się dogadaliśmy i tak jest
kolega był chory w zeszłym roku, nie było tydzień, przylazł zasmarkany, szef wyrzucił na kolejny tydzień -pensja normalna, jakby pracował
jak się gra uczciwie, to żadne umowy pisane i dane osobowe nie są nikomu do szczęścia potrzebne
A emerytury (w polsce :D :D )
1/3 pensji wpłacamy na swoje konta (ale nie w polsce)- 7 0
-
2016-01-25 15:56
Jak prowadzić akta osobowe pracownika?
zapytajcie się Antka!
- 5 0
-
2016-01-25 16:30
Dramat z pracobiorcami (2)
tak roszczeniowego towarzystwa jak w tym roku od lat nie mialem.Mam małą firme,a zostalem wybzykany ze wszystkiego-tacierzyńskie,wypoczynkowe,okolicznościowe,na dziecka i L4 ponad 33 dni.niestety w ich nieobecność musiałem zatrudnić.Wiem,można i dozwolone ale......
- 9 5
-
2016-01-26 07:55
(1)
Widzisz i tu i tu znajdą się wyjątki, są pracownicy co potrzebują zatrudnienie by od razu iść na L4 tzw kombinatorzy i leserzy ale i są nieuczciwi pracodawcy , co zatrudniają na 1/2 etatu , płacą ochłapy a każą pracować po 10-12 godzin dziennie + soboty.
Sęk w tym , że pracodawcy a zwłaszcza korporacje mają gdzieś kodeks pracy i nawet w największych bankach pracownikom przy okienku odmawia się zwykłej i należnej przerwy śniadaniowej !!!- 2 0
-
2016-01-26 13:34
korporacje i banki sobie poradzą
tu chodzi o tysiace małych przedsiebiorców, dla których lojalni pracownicy to byc albo nie być.
Dla nich pieniadze nie sa czymś wirtualnym ,czymś co zawsze jest. jak pracobiorcom sie wydaje.
Pieniądze czesto ciężko trzeba wypracować i czasem jedna nie zapłacona faktura robi ogromne trudności w płynnosci finansowej firmy.
Bycie tylko biorcą pracy bez utożsamiania się z przedsiebiorstwem bedzie zawsze prowadzic do wypaczeń po każdej ze stron.- 2 1
-
2016-01-25 18:03
(1)
Bo etaciki są od tego żeby wykorzystać cały socjal na maxa.
- 4 3
-
2016-01-26 07:58
Typowe myślenie imigranta
- 1 0
-
2016-01-25 18:52
akta osobowe należy prowadzić tak jak w Policji, na zainfekowanych wirusami komputerach.
- 3 1
-
2016-01-26 13:43
Zus i pip powinny prowadzić akta osobowe
a nie chodzić i kontrolować czy akta sa ok.
Pracobiorca sam powinien chodzić z papierami do zus i pip.
ZUS iPIP powinny sprawdzac czy pracobiorca przychodzi do pracy i czy sie nadaje do pracy
Pracobiorca zobaczyłby ile to fatygi, czasu i biletów na trajtka.
Elektroniczne zwolnienia płatne od pierwszego dnia przez ZUS i kontrola czy delikwent chory? czy dorabia w innej firmie, bo fucha lepiej płatna.
Przedsiębiorca powinien w tym czasie skupiac nad rozwojem swojej firmy- 8 0
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.