Od połowy 2024 r. czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Pół roku później taki sam obowiązek obejmie podatników zwolnionych z VAT przedmiotowo i podmiotowo. Korzystanie oznacza, że faktura będzie musiała być wprowadzona do systemu, tam zostanie jej nadany unikalny numer, następnie dokument zostanie przekazany do nabywcy i udostępniony mu, również wewnątrz KSeF. Obieg faktury będzie się więc odbywał w pełni online.
W momencie wprowadzania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeprowadzana jest wstępna, formalna kontrola poprawności takiego dokumentu. System sprawdza, czy struktura logiczna pliku jest zgodna ze zdefiniowanym wzorem (co w praktyce oznacza sprawdzenie, czy wszystkie obowiązkowe pola w dokumencie zostały wypełnione) oraz czy osoba wprowadzająca dokument do KSeF jest uprawniona do działania w imieniu podmiotu wystawiającego fakturę. Kto może wystawiać i odbierać faktury w KSeF i co trzeba zrobić, by uzyskać niezbędne do tego uprawnienia?
Uprawnienia o charakterze właścicielskim
Zasady przyznawania
dostępu do KSeF różnią się w zależności od tego, jakiego podmiotu dotyczą. Sytuacja jest prostsza w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Podatnikowi, który jest osobą fizyczną, pierwotne uprawnienia do korzystania z KSeF, o charakterze właścicielskim, są przypisane automatycznie, bez potrzeby dopełniania jakichkolwiek formalności. Taki podatnik może korzystać z systemu po przeprowadzeniu autoryzacji podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tylko w sytuacji, gdyby taki podatnik posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny bez numeru PESEL i NIP, konieczne będzie złożenie papierowego zawiadomienia
ZAW-FA, by przypisać ten podpis do danego podatnika.
Nieco inne zasady obowiązują podatników niebędących osobami fizycznymi. Jeżeli taki podmiot posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, to może korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez potrzeby dopełniania dalszych formalności. W innym przypadku konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA i wskazanie w nim osoby fizycznej uprawnionej do działania w KSeF w imieniu tego podatnika, w tym do nadawania drogą elektroniczną dalszych uprawnień.
Nadawanie dalszych uprawnień
Oprócz podatnika w systemie mogą działać uprawnione przez niego osoby lub podmioty. Uprawnienia można nadać wskazanym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji. Od decyzji podatnika zależy zakres tych uprawnień - a więc czy takie osoby będą mogły jedynie wystawiać faktury w imieniu podatnika, czy także nadawać dalsze uprawnienia. Podatnik może też upoważnić do działania w KSeF w swoim imieniu zewnętrzny podmiot, np. biuro rachunkowe. Takie uprawnienia nadaje się drogą elektroniczną. Sprzedawca może także, również drogą elektroniczną, upoważnić nabywcę do samofakturowania.
Szczególne zasady dostępu do KSeF
Odrębne zasady korzystania z KSeF przewidziano dla komorników i organów egzekucyjnych. Status komornika jest automatycznie potwierdzany na podstawie dostępnych rejestrów, dlatego do korzystania przez niego z systemu nie jest wymagane dokonywanie zgłoszeń. Od organu egzekucyjnego wymagane jest natomiast złożenie zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Dostęp do faktur online dla podmiotów nie korzystających z KSeF
Po wprowadzeniu obowiązku fakturowania w KSeF korzystający z tego systemu podmiot będzie miał w nim dostęp do niemal wszystkich faktur online, które wystawił, i niemal wszystkich
faktur online, które zostały wystawione dla niego (pewne wyjątki od tej zasady zostały określone w znowelizowanej ustawie o VAT oraz w rozporządzeniu ministra finansów). Faktury będą tam dostępne przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione.
Wprowadzenie
obowiązku korzystania z KSeF nie wyeliminuje całkowicie sytuacji, w których sprzedawca będzie zobowiązany do wystawienia faktury w tym systemie, natomiast nabywca nie będzie miał możliwości odebrania jej w KSeF. Ten problem będzie dotyczył np. faktur wystawianych podmiotom, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Takiemu podmiotowi fakturę ustrukturyzowaną udostępnia się w sposób z nim uzgodniony.
Faktury dla konsumentów pozostaną poza KSeF
Pierwotnie planowano, że obowiązkiem wystawiania w KSeF będą też objęte faktury dla konsumentów. Zakładano, że konsumenci będą korzystać z tzw. anonimowego dostępu do faktury, który miał być możliwy po wprowadzeniu danych identyfikujących ten dokument, w tym jego numer KSeF. Ostatecznie zrezygnowano z tego pomysłu, a faktury dla konsumentów wciąż będą wystawiane na dotychczasowych zasadach, a więc poza KSeF. Nabywca-konsument, który wystąpi o wydanie faktury dokumentującej zakup towarów lub usług, będzie ją nadal otrzymywał w postaci elektronicznej, np. w pliku PDF lub jako wydruk w formie papierowej.
