Czynni podatnicy podatku VAT od połowy 2024 r. zostaną objęci obowiązkiem wystawiania i odbierania e-faktur z wykorzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pół roku później dołączą do nich podmioty zwolnione z VAT. Można się spodziewać, że jak każde nowe narzędzie, także i KSeF przynajmniej części z nich będzie na początku sprawiać kłopoty. Jakie błędy mogą się przydarzyć w związku z fakturowaniem w KSeF, jakie mogą być konsekwencje ich popełnienia i jak należy się zachować, gdy e-faktura zostanie wystawiona nieprawidłowo?
Faktura z niewłaściwą strukturą logiczną lub wystawiona przez niewłaściwą osobę
Każdy dokument wprowadzany do Krajowego Systemu e-Faktur podlega wstępnej, automatycznej kontroli. Ta kontrola ogranicza się jednak do dwóch elementów. System sprawdza, czy trafiający do niego dokument jest formalnie poprawny, co oznacza zgodność ze strukturą logiczną FA(1). Jeżeli
faktura online będzie zawierała formalne błędy, na przykład nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, to zostanie odrzucona. Wstępna weryfikacja obejmuje też to, czy faktura została wprowadzona do systemu przez osobę, która ma uprawnienia do korzystania w KSeF w imieniu danego podmiotu. Jeżeli nie, to faktura zostanie odrzucona. W obu przypadkach odrzucenie oznacza, że faktura jest traktowana jak niewystawiona i należy ją wystawić ponownie, po usunięciu formalnych uchybień. W każdej innej sytuacji faktura zostanie przyjęta i zostanie jej nadany unikalny numer, który jest zarazem potwierdzeniem, że dokument został uznany za wystawiony w dniu nadania tego numeru.
Faktura z błędem w treści
KSeF nie weryfikuje automatycznie treści wprowadzanych faktur, w szczególności nie wyłapuje błędów rachunkowych w dokumentach. W przypadku stwierdzenia takich błędów przez którąkolwiek ze stron transakcji, koniecznie jest ich skorygowanie. KSeF nie daje możliwości wystawiania not korygujących, które obecnie pozwalają nabywcy łatwo sprostować oczywiste pomyłki w dokumencie.
Po wprowadzeniu obowiązku fakturowania w KSeF to sprzedawca będzie musiał wystawić fakturę korygującą. Na takiej fakturze musi się znaleźć numer
KSeF faktury korygowanej.
Liczba korekt nie jest w żaden sposób ograniczona, fakturę należy poprawiać do skutku - a więc do osiągnięcia stanu, w którym będzie w pełni poprawna.
Błąd szczególny: nieprawidłowy NIP nabywcy
Gdy firmy przesyłają sobie faktury poza KSeF, może się zdarzyć sytuacja, że do nabywcy trafi (wysłana mailem lub tradycyjną pocztą) przeznaczona dla niego faktura, do której zostanie wpisany błędny numer NIP. Korzystanie z KSeF taką możliwość wyklucza, bo faktura z błędnym NIP jest, po przetworzeniu, udostępniana podmiotowi o wskazanym numerze NIP (o ile taki numer i taki podmiot istnieje). Wciąż jednak może się zdarzyć sytuacja, w której wystawca faktury pomyli się właśnie w numerze NIP nabywcy. Ten szczególny błąd wymaga szczególnych zasad postępowania. W takiej sytuacji nie wystarczy wystawienie standardowej faktury korygującej, zamiast tego należy wykonać dwa kroki. Pierwszym jest wystawienie faktury korygującej do zera z tym samym, błędnym numerem odbiorcy, drugim zaś - wystawienie kolejnej faktury, już z poprawnymi danymi kontrahenta.
Faktura wystawiona poza KSeF wbrew takiemu obowiązkowi
Obowiązek fakturowania w KSeF nie będzie bezwzględny. Przewidziano od niego kilka wyjątków, a jeden z nich dotyczy faktur wystawianych konsumentom. Można więc sobie wyobrazić sytuację, w której przedsiębiorca mylnie zaklasyfikuje swojego kontrahenta jako konsumenta i wystawi mu
fakturę poza KSeF. W takiej sytuacji - a także w innych przypadkach wystawienia faktury poza KSeF wbrew takiemu obowiązkowi - naraża się na karę pieniężną wynoszącą do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - na karę wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Tę karę będzie nakładał naczelnik urzędu skarbowego, a jej wysokość ma zależeć od m.in. wagi i okoliczności naruszenia prawa, korzyści, jakie przyniosło naruszenie prawa czy wcześniejszych kar za to samo zachowanie. Co ważne, takie kary zaczną być stosowane dopiero od 1 stycznia 2025 r., co da podatnikom VAT półroczny bufor na nauczenie się korzystania z KSeF bez konsekwencji finansowych.
Błędy wynikające z problemów technicznych
Kara finansowa w identycznej wysokości będzie mogła być nałożona na wystawcę faktur, który zachowa się nieprawidłowo w szczególnych sytuacjach. Ustawa określa zasady postępowania w razie awarii KSeF,
niedostępności KSeF oraz problemów technicznych po stronie wystawcy faktury. Nakładają one obowiązek wystawienia poza KSeF faktury zgodnej z określonym wzorem a także przesłania jej do KSeF we wskazanym terminie. Niedopełnienie tych obowiązków jest zagrożone karą w identycznej wysokości, jak za wystawienie faktury poza KSeF wbrew takiemu obowiązkowi. Również te kary zaczną obowiązywać dopiero od stycznia 2025 r.
