Już dziś znaczna część przedsiębiorców generuje oraz wysyła większość swoich dokumentów sprzedażowych oraz kosztowych w formie cyfrowej. Niemniej właściciele firm wciąż mają dowolność względem tego, w jaki sposób przekazują dokumenty kontrahentom. To jednak się zmieni za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur.
Chociaż faktury online są dziś powszechne, przedsiębiorcy wciąż mają sporo swobody co do tego, w jakiej formie przekazują firmowe dokumenty, a także chociażby kiedy je księgują. Same faktury VAT również mają co prawda ustalone wymogi pod względem treści, jednak forma jest niemal zupełnie dowolna. Rząd dąży jednak do ujednolicenia wystawiania faktur, a głównym narzędziem w tym kierunku ma być Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jak będzie działać?
Faktury VAT w wersji cyfrowej w każdej firmie
Używanie czasu przyszłego w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur jest pewnym uproszczeniem i wiąże się z obowiązkiem używania KSeF-u w przedsiębiorstwach. System już bowiem działa i jest dostępny dla biznesu. Szkopuł w tym, że dotychczas było to narzędzie dobrowolne, natomiast w niedalekiej przyszłości z KSeF mają korzystać wszyscy przedsiębiorcy.
Czym jednak w ogóle jest Krajowy System e-Faktur i co może zmienić w codzienności zarówno właścicieli dużych firm, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych? Jednym z kluczowych aspektów związanych z powszechnym wprowadzeniem KSeF do firm jest ustrukturyzowanie zarówno samych faktur online, jak i obiegu dokumentów. Zacznijmy od wyglądu faktury VAT.
Zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorcy dobrze wiedzą, że
faktura VAT powinna zawierać kluczowe informacje na temat transakcji, której jest dowodem. Dlatego w myśl przepisów każda faktura VAT musi zawierać dane sprzedawcy, dane kupującego, przedmiot transakcji, a także jej wartość podaną w kwotach brutto i netto. Ponadto faktury VAT mają uwzględniać również stawkę VAT oraz datę sprzedaży. Dla celów księgowych i podatkowych istotne jest także numerowanie, o które zazwyczaj dba program do fakturowania.
Przepisy regulują jednak wyłącznie treść faktury VAT, natomiast pod względem wyglądu dokumentu, dają przedsiębiorcom wolną rękę. Na wygląd wpływa obecnie przede wszystkim
program do faktur. Z tego powodu nierzadko trudno od razu znaleźć na dokumencie wymienione wyżej informacje. KSeF ma to zmienić poprzez narzucenie wszystkim przedsiębiorcom ustrukturyzowanego wzoru, jaki powinna posiadać każda faktura VAT. Ujednolicone mają być nie tylko dane na dokumencie, ale również wygląd. Jednym aspektem, który będzie wyróżniał daną firmę będzie osobny system numerowania faktur, a także ewentualnie własne logo.
Od momentu wystawiania faktur po księgowanie - jak zmieni się obieg dokumentów w biznesie
Przykładowy wzór faktury VAT to tylko część zmian, jakie niesie za sobą KSeF. Druga ważna zmiana w kontekście wystawiania faktur dotyczy ich obiegu. Obowiązek dostarczenia faktur online bądź papierowo do kontrahentów leży oczywiście po stronie przedsiębiorców, jednak mogą oni działać dowolnie. Jeśli np. podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, która polega na sprzedaży wysyłkowej, fakturę VAT może załączyć w mailu do klienta lub wydrukować ją i umieścić w paczce z towarem.
Obowiązek korzystania z KSeF zmieni sposób fakturowania online. Zarówno poszczególne dokumenty sprzedaży, jak i faktury cykliczne będą musiały być rejestrowane w KSeF. To za pomocą systemu wystawianie faktur ma wiązać się bezpośrednio z wysyłką za pomocą systemu dokumentów do kontrahenta. W KSeF przedsiębiorca może wystawić fakturę i automatycznie wysłać ją do odbiorcy, uwzględniając m.in. termin płatności. W zamierzeniu taki system na wystawianie faktur online ma oznaczać większą transparentność przedsiębiorców. Wystawianie dokumentów będzie wiązać się z podaniem danych do systemu i niejako formalne zgłoszenie każdej transakcji.
Co taka metoda fakturowania online oznacza dla przedsiębiorców. Poza tym, jak od strony praktycznej zmieni się wystawianie faktur, ważnym aspektem będzie chociażby fakt, że program do wystawiania faktur będzie automatycznie rejestrował dokumenty, uwzględniając chociażby datę wystawienia
faktury online nawet wyłącznie w formacie PDF. Oznacza to, że jeśli dojdzie do pomyłki i nawet jeżeli szybko zostanie ona dostrzeżona, konieczne będzie wystawienie faktury korekcyjnej. Dotąd w przypadku wystąpienia takiej pomyłki przed zaksięgowaniem dokumentu, wystarczyło wygenerować fakturę jeszcze raz, uwzględniając np. przeoczone kwoty rabatów czy właściwą kwotę należności. Wraz z pojawieniem się obowiązku korzystania z KSeF takie działanie nie będzie możliwe.
Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF - kto, kiedy i komu?
Zmiany na fakturze VAT każdej firmy są już praktycznie nieuchronne, jednak wciąż nie wiadomo, kiedy korzystanie z systemu nie będzie dobrowolne, jak ma to miejsce od 2022 roku, ale zacznie być obowiązkiem przedsiębiorców. Problem w tym, że KSeF wciąż nie jest gotowy na to, aby z wszystkich funkcji programu korzystała każda polska firma. Ogólnokrajowy program do wystawiania faktur wciąż ma zbyt wiele błędów, aby opierać na nim funkcjonowanie całego krajowego biznesu.
Co zatem wiadomo? W chwili powstawania tego artykułu daty wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF były już kilkukrotnie przesuwane. Początkowo od lipca 2024 roku z KSeF mieli zacząć korzystać przedsiębiorcy będący czynnymi płatnikami VAT. I chociaż możliwość generowania dokumentów działa, o tyle system automatycznego przesyłania faktur do odbiorców i rejestrowania ich w bazie danych wciąż nie zapewniają optymalnego działania.
Kiedy zatem KSeF będzie obowiązkiem przedsiębiorców? 19 stycznia Ministerstwo Finansów poinformowało, że przesuwa termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF do końca 2024 roku. Natomiast 3 kwietnia resort ogłosił propozycje zmian w Krajowym Systemie e-Faktur uwzględniające uwagi przedsiębiorców zgłaszane w ramach konsultacji społecznych. O jakich propozycjach mowa? Najważniejsze z nich to:
- jeden termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF dla czynnych oraz zwolnionych z VAT podatników (wcześniej najpierw z KSeF mieli zacząć korzystać VAT-owcy).
- możliwość odroczenia niektórych rozwiązań, jak chociażby wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także w mechanizmie podzielonej płatności.
- możliwość wystawienia faktur osobom prywatnym, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Wówczas faktury miałyby posiadać kod QR, umożliwiający anonimowy dostęp dla klientów indywidualnych.
- wprowadzenie samoidentyfikacji nabywcy.
- możliwość korzystania z narzędzi takich jak możliwość generowania dokumentów czy baza kontrahentów w wersji offline.
- możliwość wysyłania za pomocą KSeF faktur z załącznikami dla wybranych branż.
- możliwość zwolnienia z obowiązku KSeF dla "wykluczonych cyfrowo", którzy działają w niewielkiej skali biznesu.
Jak widać KSeF to nie prosty program do wystawiania faktur a złożone oprogramowanie, które docelowo ma służyć wszystkim przedsiębiorcom w kraju. Dlatego trudno się dziwić Ministerstwu, że nie chce narzucać korzystania z serwisu każdej firmie w Polsce, jeśli KSeF nie będzie na to gotowy. Docelowo KSeF ma ujednolicić i ułatwić proces generowania dokumentów firmowych, a fakturę będzie można wystawić z dowolnego miejsca jednym kliknięciem. Potrzebny jest jednak do tego zaawansowany program do fakturowania, który jednocześnie będzie intuicyjny dla każdego właściciela firmy czy nawet osób prywatnych, które w ten sposób będą miały dostęp do swoich płatności.
Faktura VAT tylko w KSeF?
Widmo konieczności rejestracji konta w KSeF i fakturowania przy pomocy ujednoliconego systemu zrodziło wątpliwości wśród firm, które zajmują się oprogramowaniem takim jak program do faktur. Czy funkcje programu KSeF zastąpią popularne programy do fakturowania?
Oczywiście działalność gospodarcza będzie musiała być zarejestrowana w KSeF, jednak nie oznacza to, że faktura nie będzie mogła być wygenerowana przez inny program. Jedyna zmiana dla właścicieli firm będzie oznaczać wyłącznie to, że oprócz rejestracji będą musieli korzystać z programu, który będzie kompatybilny z KSeF. W ten prosty sposób można nadal fakturować za pomocą wygodnego programu, a jednocześnie dopilnować wszystkich obowiązków w serwisie KSeF.
